Дубенко С. Д., Мельниченко В.І., Плахотнюк Н. Г. Організація роботи в апараті управління зміст




Сторінка8/10
Дата конвертації18.04.2016
Розмір0.81 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

8. Службові документи, їх види та підготовка


Службовим документом, відповідно до ДСТУ 2732:2004.„Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”, визначається документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності. Водночас у діяльності органів виконавчої влади більш поширеним є використання терміну «управлінська документація», під якою розуміється сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову природу (ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації)17.

Таким чином службовими для органів державного управління слід вважати створені чи отримані цими органами документи, що мають правове значення і стосуються питань здійснення управління.

Серед управлінської документації в поточній діяльності державних службовців найбільш часто зустрічається організаційно-розпорядча документація, вимоги до оформлення якої закріплено ДСТУ 4163-2003. „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”18.

Загалом же порядок роботи зі службовими документами в органах виконавчої влади регулюється прийнятими на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 відомчими інструкціями з діловодства.

Підготовка службових документів є складовою процесу документування управлінської діяльності і включає в себе дотримання наступних вимог до створення службових документів:

1. Дотримання підстав видання службових документів. Загальні підстави видання документів органами державного управління окреслені в Примірній інструкції з діловодства. До них відносяться: 1) положення Конституції та законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, рішень та постанов Верховної Ради Автономної Республіки Крим, актів Ради міністрів Автономної Республіки Крим; 2) провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій; 3) потреба у правовому регулюванні діяльності.

2. дотримання форм документів та порядку розміщення в них реквізитів. Загальний перелік реквізитів документів та порядок їх розміщення на бланках відповідних відомчих документів обов’язково має бути наведений в додатках до Інструкції з діловодства органу виконавчої влади.

3. дотримання стилю та відсутність орфографічних помилок. Стиль документу, будучи сукупністю «прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації»19, передбачає дотримання наступних правил написання тексту документів20: замінювати складні речення простими, що дозволяє швидше зрозуміти зміст документа; уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту; уживати прямий порядок слів у реченні у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт дії та зворотний порядок ─ коли логічний наголос падає на саму дію; означення мають передувати означуваним словам, а вставні слова краще розташовувати на початку речення; документ не повинен містити суб’єктивного ставлення до викладеного питання. До цих правил, на нашу думку, щодо документів органів державного управління, насамперед нормативних і індивідуальних актів, слід додати, що сьогодні документ повинен містити достатньо коротко лише головну інформацію.

Головним правилом документування повинна стати перевірка помилок тексту документа, оскільки будь-який документ розцінюється оточуючим середовищем як «обличчям» органу державного управління.

На удосконалення стилю документів органів державного управління21 та уникнення помилок при їх складанні спрямовується видання довідників, посібників, рекомендацій, але, на жаль, досить обмеженим накладом і досить часто без врахування специфіки документів, що створюються, або роботу з якими здійснюють органи державного управління.

У той же час, на сьогодні, формалізація вимог стилю здійснена лише стосовно актів Кабінету Міністрів України його ж власною урядовою постановою22.

4. Порядок і вимоги до оформлення документів визначаються також їх видами. Службові документи можуть бути згруповані за наступними критеріями:



за адресатом:

- внутрішні;

- зовнішні.

До внутрішніх документів відносяться ті, що утворюються у відносинах між структурними підрозділами органу державного управління. Вони готуються на чистому папері (А4 чи А5), використання фірмових бланків для внутрішнього документообігу забороняється. Переліки внутрішніх документів, як правило, передбачаються відомчими інструкціями з діловодства. Як правило, до таких документів відносять: доповідні записки, інформації, звіти для доповіді керівництву, замовлення, листи, заходи щодо вирішення питань службового (розпорядчого) характеру. Робота з цими документами здійснюється відповідальним за діловодство в кожному структурному підрозділі, лише у випадку, коли після розгляду керівництвом, цей документ набуває загального характеру і його виконання чи розгляд доручено декільком виконавцям, він передається до канцелярії.

Зовнішні документи – документи, що використовуються у відносинах з фізичними та юридичними особами та містять управлінську інформацію з питань діяльності органу державного управління. Ці документи, як правило, оформлюються на фірмових бланках і засвідчуються підписом керівника органу державного управління. Види таких документів та бланки кожного виду передбачаються відомчими інструкціями з діловодства.

Залежно від інформації, що міститься в документ виокремлюються:

- документи без обмеження доступу;

- документи з обмеженим доступом.

Значний масив управлінських документів є відкритими документами, тобто щодо них не існує обмежень, пов’язаних з їх створенням чи обігом. Водночас, є групи документів, діловодство по відношенню до яких має певну специфіку. Насамперед, мова іде про документи, що містять державну таємницю та конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 із наступними змінами.

Особливостями таких документів є:

1) Інформація, що в них міститься має характер конфіденційної. Критерії, за якими слід визначати конфіденційність інформації передбачені в додатку до Постанови Кабінету Міністрів України № 1893. До них відносяться:

- інформація повинна створюватися за кошти державного бюджету, або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні органу державної влади державної чи недержавної організації;

- інформація повинна використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;

- інформація не повинна належати до державної таємниці;

- у разі її розголошення можливе порушення прав і свобод людини і громадянина, настання негативних наслідків у всіх сферах діяльності держави, створення перешкод у діяльності органів державної влади.

2) У кожному органі державної влади на основі визначених критеріїв розробляються конкретні переліки конфіденційної інформації, що є власністю держави. Розробку переліків здійснюють експертні комісії цих органів, до складу яких входять представники режимно-секретних та інших структурних підрозділів з числа найбільш кваліфікованих працівників. Переліки затверджуються центральними і місцевими органами виконавчої влади.

3) Відповідно до відомчих переліків на документах, що містять конфіденційну інформацію у правому верхньому куті проставляється відбиток або напис (гриф) «Для службового користування» і номер примірника документа. Гриф проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ.

Іншим видом документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, є документи, що місять державну таємницю. Статус цих документів та порядок роботи з ними визначається Законом України «Про державну таємницю» у ред. від 21 вересня 1999 року та постановою Кабінету Міністрів України від 29 листопада 2001 року № 1601. Відповідно до цих правових актів, документи, що містять державну таємницю може присвоюватися один з грифів, що відповідає одному з трьох ступенів секретності:



    • особливої важливості;

    • цілком таємно;

    • таємно.

Ступінь секретності характеризує важливість секретної інформації, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою. Віднесення інформації до державної таємниці здійснюють державні експерти з питань таємниць.

Будь-яка інформація вважається державною таємницею з часу її опублікування у Зводі відомостей, що становлять державну таємницю. Реєстрація відомостей у Зводі відомостей є підставою для надання документу, виробу чи іншому матеріальному носію інформації, що містить ці відомості, грифа секретності, який відповідає ступеню секретності, установленому для них у Зводі. Звід відомостей формується і публікується в офіційних друкованих виданнях України Службою безпеки України на основі рішень державних експертів з питань таємниць. Звід відомостей оновлюється і публікується в повному обсязі кожні п»ять років.



Залежно від предмету правового регулювання виокремлюються:

Організаційні документи -є правовою основою діяльності організації та містять положення, які ґрунтуються на нормах адміністративного права і є обов'язковими для їх виконання державними службовцями.

Організаційні документи в організації – це документи, які закріплюють порядок здійснення процедур діяльності, а також регулюють загальний порядок діяльності організації або порядок їх діяльності щодо виконання завдань, покладених на організацію. Організаційні документи мають бути обов’язкові завізовані і в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження залежно від виду документа.

Залежно від виду організаційні документи можуть затверджуватися:


  • шляхом видання розпорядчого документа (наказу, розпорядження або рішення колегіального органу, в тому числі постанови безпосередньо керівником організації, першим заступником чи заступниками керівника);

  • шляхом проставлення грифу «Затверджено».

Датою організаційного документа є дата його затвердження.

Враховуючи термін дії, організаційні документи відносяться до безстрокових: вони діють до їх відміни або до затвердження нових (виняток складає штатний розпис, який розробляється і затверджується щорічно). Розробку організаційних документів здійснюють структурні підрозділи організації.

До організаційних документів відносяться: положення, інструкції, штатні розписи, регламенти, порядки, правила.

Положення – нормативний акт, який визначає завдання, обов‘язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємств та установ, (їх структурних підрозділів (відділів, секторів), а також визначає порядок здійснення певної процедури. Наприклад, Положення про юридичну службу розробляється відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 року № 690 (із змінами та доповненнями) та з урахуванням інших нормативних актів з питань діяльності юридичних служб.

Обов‘язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.



Види положень:

1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи

3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про Правління

4. Про порядок здійснення певної процедури, наприклад: Положення про відомчі заохочувальні відзнаки Головдержслужби України.

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи: Загальні положення. Основні завдання. Функції. Структура. Права і обов'язки. Начальник структурного підрозділу. Відповідальність. Взаємодія.



Інструкція – це організаційний документ, в якому визначаються правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Види інструкцій:

1. Інструкції, що регулюють організаційні питання діяльності, наприклад: Інструкція з діловодства, посадові інструкції та інше

2. Інструкції, що регулюють технічні, фінансові та ін. сторони діяльності, наприклад: Інструкція з питань охорони праці

Інструкції видаються також для роз’яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Текст інструкції носить вказівний характер, тут вживаються формулювання із імперативами “повинен”, “слід”, “необхідно”, “має право”, “не дозволяється” і т.д. Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань, об‘єктів чи осіб, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: “Інструкція з діловодства ...”.

Текст інструкції подається від третьої особи (наприклад: “Керівники підрозділів систематично аналізують, узагальнюють заяви громадян”) або в безособовій формі (наприклад: “Резолюція підписується і формулюється”).

Інструкція затверджується наказом керівника організації. При затвердженні інструкції наказом встановлюється початок дії інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці.

Посадова інструкція – документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється керівниками персонально на кожного працівника відділу (сектору) у складі структурного підрозділу (територіального органу) відповідно до положення про них.



Регламент – організаційний документ, що встановлює порядок організації діяльності установи, колегіального або дорадчого органу.

Види регламентів:



  1. Регламент організації, установи підприємства і т.д., наприклад: Регламент Кабінету Міністрів України.

  2. Регламент діяльності колегіального або дорадчого органу, наприклад: Регламент підготовки та проведення колегії Головного управління державної служби України

Порядок – це організаційний документ, який відповідно до встановлених вимог, правил і норм визначає чітку послідовність дій певного процесу, із зазначенням способів та методів його використання, форми та умови здійснення певної діяльності.

Правила – нормативний документ, який містить узгоджену сукупність правил поведінки державних службовців, громадян, підприємств, установ та організацій у певній сфері управління. До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок певних дій, поведінки.

Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки методик процесів, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації приладів і т.п.



Штатний розпис – це перелік посад в установі (організації) із зазначенням їх кількості і розмірів посадових окладів. Штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення) і містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із вказівкою кваліфікації.

Розпорядчі документи – документи, що видаються керівником організації чи його колегіальним органом управління і є нормативного чи організаційного-методичного характеру щодо виконання нормативних документів чи для вирішення важливих (принципових) чи оперативних питань. Тобто це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність та оперативне керівництво в організації.

Розпорядчими документами є:



Постанова – акт, що приймається з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед організацією.

Тест постанови складається з двох частин: постановлюючої і розпорядчої. Перша місить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці та терміни виконання. В організаціях, як правило постанова підписується двома особами: головою колегіального органу а його секретарем.



Розпорядження – акт, що видається у межах наданої посадовій особі компетенції з метою вирішення оперативних питань і є обов’язковим для організацій і громадян, яким воно адресовано.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, установи, організації на правах єдиноначальності і в межах наданих повноважень. Накази видаються з метою упорядкування питань внутрішньоорганізаційної діяльності, з питань основної діяльності організації, на виконання актів вищестоящих організацій чи органів влади. Тест наказу складається з постановлюючої і розпорядчої частин.

Рішення – розпорядчий документ колегіального органу, що приймається з метою розв`язання важливих і принципових завдань, що стоять перед організацією. Підписується двома особами: керівником колегіального органу та секретарем і складається з двох частин: постановлюючої і розпорядчої23.

Довідково-інформаційні – документи, які містять інформацію, необхідну для прийняття організаційних чи розпорядчих документів та вчинення управлінських дій. Ця група документів є найбільшою. До них відносяться листи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, протоколи, звіти, стенограми, переліки тощо.

Залежно від правового значення виокремлюються:

- ділові документи (акти, договори, доповіді, замовлення, пояснювальні записки тощо) – документи, що містять довідкову інформацію щодо зовнішньої і внутрішньої діяльності органів державної влади.

- нормативно-правові і індивідуальні акти (інструкції, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, вказівки) – документи, що містять норму права, передбачають порядок її реалізації чи вирішують конкретну управлінську проблему.

Цей поділ є досить подібний з попереднім, оскільки друга група об’єднує організаційні і розпорядчі документи. Водночас він дозволяє відмежувати акти органів державної влади від інших документів, що створюються чи перебувають в документообігу органу державної влади.



1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


База даних захищена авторським правом ©mediku.com.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка